Рішенням НКЦПФР №1220 від 11.09.2012 року затверджено нове Положення про порядок складання адміністративних даних щодо здійснення діяльності з ведення реєстрів власників іменних цінних паперів та подання відповідних документів до Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку.
Дія Положення поширюватиметься на реєстраторів та емітентів, що ведуть власні реєстри, у тому числі тих, які мали право відповідно до законодавства на провадження зазначеної професійної діяльності протягом періоду, за який подаються Дані.
Дані подаватимуться до центрального апарату Комісії виключно з використанням електронного документообігу. У паперовій формі Дані надаватимуться лише на письмову вимогу уповноваженої особи Комісії.
Зміниться також і формат Даних – замість dbf файлів Дані складатимуться відповідно до опису розділів та схем XML файлів, визначених окремим документом Комісії нормативно-технічного характеру.
При формуванні Даних буде використовуватися система довідників та класифікаторів Національної комісії з цінних паперів та фондового ринку, що затверджена Рішенням НКЦПФР №646 від 08.05.2012.
Зазнає змін і структура Даних, відтепер окрім щоквартальних та нерегулярних даних, необхідно буде надавати і щоденні дані.
Під щоденними даними розуміються зміни на особових рахунках власників іменних цінних паперів, пов'язані з набуттям, припиненням права власності на цінні папери, що внесені до системи реєстру власників іменних цінних паперів протягом одного операційного дня. У разі, якщо протягом операційного дня до системи реєстру власників іменних цінних паперів не вносилися зміни, щоденні дані не подаються.
З щоквартальних даних прибрали інформацію про відокремлені підрозділи Реєстратора (Емітента), сертифікованих фахівців, відомості про прийняття нерегулярної інформації (реєстр. номер та дату прийняття).
Разом із щоквартальними даними необхідно буде подавати фінансову звітність, а саме Баланс та Звіт про фінансові результати (крім банків), які надаватимуться з використанням електронного документообігу, відповідно до опису розділів та схем XML файлів, визначених окремим документом нормативно-технічного характеру.
Строки подання Даних до Комісії:
щоденні – не пізніше 17-ї години дня, наступного за звітним
щоквартальні – не пізніше 15-го включно числа місяця, наступного за звітним кварталом
нерегулярні – протягом 3-х робочих днів після дати виникнення
Надається можливість у разі виявлення невідповідності Даних, які вже подані до Комісії, усунути ці невідповідності та подати їх знову, але не пізніше строків, визначених для відповідно виду Даних. Одночасно з такими виправленнями до Комісії має надаватися довідка за встановленим зразком, в якій зазначаються причини виникнення невідповідності
Строк подання Даних продовжується у разі надходження до Комісії письмового повідомлення про неможливість подання Даних у встановлений строк у зв'язку з вилученням програмно-технічних засобів та/або документів правоохоронними органами (з поданням копій документів, які підтверджують вилучення зазначених засобів та/або документів). Пи цьому, Дані мають бути подані до Комісії протягом 15 календарних днів з дати повернення вилучених програмно-технічних засобів та/або документів (з наданням копій документів, які підтверджують повернення зазначених засобів та/або документів).
Відповідно до Рішення НКЦПФР №1220 втрачає чинність попереднє положення про адміністративні дані Реєстраторів (Емітентів), що затверджене Рішенням ДКЦПФР №290 від 24.06.2003 року.
Це рішення набирає чинності з 01 січня 2013 року, але не раніше дня його офіційного опублікування.