Висновок Правового комітету ПАРД
щодо правомірності перетворення реєстраторів на приватні архівні установи та щодо продовження зберігання ними документів систем реєстрів, ведення яких раніше здійснювалося реєстраторами
Відповідно до п. 6 розд. VI Прикінцевих та перехідних положень Закону України «Про депозитарну систему України» від 06.07.2012 року ліцензії на провадження депозитарної діяльності депозитарію цінних паперів, депозитарної діяльності зберігача цінних паперів, діяльності з ведення реєстру власників іменних цінних паперів та розрахунково-клірингової діяльності, видані Національною комісією з цінних паперів та фондового ринку до дня опублікування цього Закону, діють до дня набрання чинності цим Законом.
Таким чином, починаючи з 12.10.2013 року ліцензії на провадження діяльності з ведення реєстру власників іменних цінних паперів перестають діяти.
При цьому п. 6 Рішення НКЦПФР № 729 від 18.04.2013 року «Про затвердження Порядку передачі інформації, що міститься у системі реєстру власників іменних цінних паперів, до системи депозитарного обліку», передбачено, що реєстратори, які на день набрання чинності Законом України "Про депозитарну систему України" зберігають документи систем реєстрів власників іменних цінних паперів (далі - документи систем реєстрів) відповідно до законодавства, протягом 5 робочих днів з цього дня мають забезпечити направлення повідомлення емітентам, документи систем реєстрів яких знаходяться на зберіганні у таких реєстраторів, що ці документи мають бути передані емітенту за рішенням його уповноваженого органу на визначену ним та узгоджену з реєстратором дату, яка повинна бути визначена протягом 30 календарних днів з дня набрання чинності Законом України "Про депозитарну систему України". У разі неприйняття уповноваженим органом емітента в установлений строк зазначеного рішення такий реєстратор має передати документи системи реєстру Центральному депозитарію.
Законодавство, яке регулює процедури зберігання документів систем реєстрів, не висуває жодних вимог до емітента, як уповноваженого на зберігання. Єдине, про що йдеться в Положенні про порядок ведення реєстрів власників іменних цінних паперів, затвердженому Рішенням ДКЦПФР № 1000 від 17.10.2006 року, це наступна норма – якщо уповноваженим на зберігання є емітент, він має право знищити документи, отримані від реєстратора, у зв'язку із завершенням строку зберігання, з обов'язковим оформленням акта про знищення документів.
Таким чином, емітент, як уповноважений на зберігання не обмежений власними приміщеннями для зберігання документів систем реєстрів та має право передати такі документи на зберігання, в тому числі, до приватної архівної установи.
При цьому, законодавство України не висуває вимог до емітента цінних паперів щодо порядку зберігання та та порядку передачі документів системи реєстру на зберігання до інших осіб.
Відповідно до ст. 23 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 року до системи архівних установ України входять, серед іншого, архівні установи, засновані фізичними особами та/або юридичними особами приватного права.
Таким чином, засновники реєстратора можуть після анулювання ліцензії на провадження професійної діяльності на фондовому ринку прийняти рішення про зміну виду діяльність юридичної особи та визначити новим видом діяльності – «Функціонування бібліотек і архівів» код - 91.01 (КВЕД взято із Класифікації видів економічної діяльності, затвердженої Наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики № 457 від 11.10.2010 року). Також слід зазначити, що вказаний вид діяльності не є виключним та може поєднуватися з іншими видами діяльності, наприклад «Діяльність у сфері права» (КВЕД - 69.10), «Консультування з питань комерційної діяльності й керування» (КВЕД - 70.22) тощо.
До того ж, діяльність приватної архівної установи не ліцензується та не підлягає контролю жодним органом ліцензування.
У випадку зміни діяльності реєстратора на діяльність приватних архівних установ, основними нормативними актами, якими необхідно керуватися у своїй є:
- Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 року, що регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, та інші основні питання архівної справ;
- Положення про умови зберігання архівних документів, затверджене Наказом Державного комітету архівів України від 15 січня 2003 року N 6, що встановлює основні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належну збереженість;
- Порядок здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права, затверджений Наказом Державного комітету архівів України від 30 липня 2007 року N 113, що визначає основні вимоги щодо здійснення контролю центральними державними архівами, Державним архівом в Автономній Республіці Крим, державними архівами областей, міст Києва і Севастополя за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення їх обліку, а також доступу до документів Національного архівного фонду архівними установами, заснованими фізичними та/або юридичними особами приватного права. Вказаним порядок, також, передбачено, що засновники приватної архівної установи зобов'язані протягом місяця повідомити державну архівну установу, у зоні комплектування якої вона перебуває, про створення архівної установи.
- Положення про порядок зупинення діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду, затверджене Наказом Державного комітету архівів України від 15 червня 2000 року N 31.
Окремо слід зазначити, що до приміщення архіву встановлено вимоги Правилами пожежної безпеки України, затвердженими Наказом Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій від 19 жовтня 2004 року N 126, а саме:
- Приміщення сховищ повинні відділятися від приміщень іншого призначення протипожежними перегородками 1-го типу та перекриттями 3-го типу або розміщуватися в окремих будівлях не нижче II ступеня вогнестійкості.
- Площа приміщення (відсіку) сховища між протипожежними перегородками не повинна перевищувати 600 м2. З кожного відсіку слід влаштовувати не менше двох виходів. Якщо площа відсіку менше 70 м2, дозволяється мати один евакуаційний вихід.
- У приміщеннях сховищ, каталогів та описів двері мають бути протипожежними 2-го типу.
- За відсутності в приміщеннях архівосховищ вікон необхідно влаштовувати в них спеціальні системи димовидалення.
- Стелажі у сховищах повинні виготовлятися, як правило, з негорючих матеріалів. В окремих випадках для невеликих архівів, за погодженням з органами державного пожежного нагляду, дозволяється влаштування дерев'яних стелажів.
- Поздовжні проходи між стелажами, а також між стелажем та стіною повинні бути не менше 0,8 м завширшки. Головний прохід повинен бути не менше 1,2 м, а прохід між торцями стелажів та стіною - не менше 0,45 м завширшки
Щодо персоналу, Законом «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 року передбачено, що професійною діяльністю в архівних установах можуть займатися громадяни, які мають відповідну освіту.
На підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності роботи у сфері архівної справи проводяться фахівцями, які пройшли відповідну підготовку.
Кваліфікаційні вимоги до осіб, що працюють в архівних установах встановлено у Випуску 1 "Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності" Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому Наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року N 336, а саме:
15. ЗАВІДУВАЧ АРХІВУ
Завдання та обов'язки. Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі, організації. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання, реєстрацію, систематизацію, зберігання і використання документів. Разом з керівниками структурних підрозділів розробляє номенклатуру справ поточного діловодства. Керує роботою з упорядкування довідкового апарату, який полегшує облік і використання архівних документів. Надає методичну допомогу щодо пошуку потрібних документів. Інструктує працівників структурних підрозділів підприємства про порядок формування, підготовки і здавання матеріалів до архіву. Контролює своєчасне надходження до архіву документів, ведення яких закінчено. Забезпечує проведення роботи з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи постійного та тимчасового зберігання. Керує роботою із складання описів справ для передавання документів до державних архівів, складання актів про знищення документів, термін зберігання яких минув. Здійснює контроль за станом документів, своєчасним їх відновленням, додержанням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення зберігання документів. Організовує роботу з ведення обліку документообігу та кількості справ, видавання архівних довідок на основі даних, які є в документах архіву. Складає встановлену звітність. Бере участь у розробленні положень та інструкцій з ведення діловодства та організації архівної справи.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи органів вищого рівня та інших органів, які стосуються роботи архівів; державну систему діловодства; порядок оформлення документів, які надходять до архіву, та чинну систему їх класифікації; структуру підприємства, установи, організації; основи організації виробництва, праці та управління; основи трудового законодавства.
Кваліфікаційні вимоги. Базова або неповна вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст). Стаж роботи з ведення архівної справи - не менше 1 року.
3. АРХІВАРІУС
Завдання та обов'язки. Проводить роботу з ведення архівної справи на підприємстві. Організовує і забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву. Забезпечує зберігання документів, які надійшли до архіву. Приймає та реєструє документи, які надійшли на зберігання, від структурних підрозділів підприємства, роботу з якими у діловодстві закінчено. Бере участь у розробленні номенклатури справ, перевіряє правильність формування та оформлення справ під час їх передавання до архіву. Згідно із чинними правилами шифрує справи. Систематизує і розміщує справи, веде їх облік. Готує зведені описи справ постійного і тимчасового термінів зберігання, а також акти для передавання справ на державне зберігання, на списання і знищення матеріалів, строки яких минули. Бере участь у роботі з експертизи наукової і практичної цінності архівних документів. Стежить за станом документів, своєчасним їх відновленням, додержанням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення їх збереження. Контролює додержання правил протипожежного захисту в приміщеннях архіву. Видає архівні копії та документи, готує необхідні довідки на основі відомостей, які є в документах архіву, веде їх облік. Готує необхідні дані для складання звітності щодо роботи архіву. Вживає заходів щодо використання в роботі сучасних технічних засобів.
Повинен знати: нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи з ведення архівної справи на підприємстві; порядок зберігання і використання архівних документів; державну систему діловодства; порядок оформлення справ і підготовки їх до зберігання та користування, складання описів справ постійного і тимчасового терміну зберігання, актів про видалення та знищення документів та справ; порядок ведення обліку і складання звітності, структуру підприємства; основи організації праці, правила експлуатації технічних засобів; основи законодавства про працю; правила протипожежного захисту.
Кваліфікаційні вимоги. Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи.
Контроль за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи відповідно до ст. 42 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 року здійснюють Центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень. Контроль здійснюється шляхом проведення планових та позапланових перевірок.
Також слід зазначити, що відповідальність для архівних установ та їх співробітників передбачено лише за винні дії, що проявилися у недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні, незаконному вивезенні за межі України або незаконній передачі іншій особі архівних документів, неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану, а також у порушенні порядку щодо доступу до зазначених документів. Відповідальності за недодержання законодавства про організацію діяльності архівної установи чинне законодавство України не містить.