Платники податків, які належать до малих підприємств, можуть надсилати податкову звітність до органу доходів і зборів поштою. Таке відправлення здійснюється не пізніше ніж за десять днів до закінчення граничного строку подання податкової декларації.
На поштовому відправленні у нижній правій його частині відправник пише найменування одержувача та його адресу в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, найменування населеного пункту, району, області.
Найменування відправника та його адресу слід писати у лівій верхній частині поштового відправлення в порядку, передбаченому для написання адреси одержувача.
Поштовий індекс на листах пишеться стилізованими цифрами чорнилом або кульковою ручкою (за винятком червоного, жовтого та зеленого кольорів).
У верхній частині поштового відправлення відправник робить позначку "Звіт". При цьому платник податків (відправник) заповнює бланк рекомендованого повідомлення про вручення на своє ім'я або на ім'я особи, якій належить надіслати повідомлення після вручення поштового відправлення адресатові. Також складає опис вкладення поштового відправлення у двох примірниках із зазначенням у ньому найменування одержувача та його адреси, поіменного переліку предметів, загальної вартості вкладення і підписує його.
Звертаємо увагу, що у разі втрати або зіпсуття поштового відправлення чи затримки його вручення контролюючому органу з вини оператора поштового зв'язку такий оператор несе відповідальність відповідно до закону. У такому разі платник податків (ПП) звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої податкової декларації. Водночас ПП протягом п'яти робочих днів з дня отримання повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення зобов'язаний надіслати поштою або надати особисто (за його вибором) контролюючому органу другий примірник податкової декларації разом з копією повідомлення про втрату або зіпсуття поштового відправлення.
Важливо пам'ятати, що незалежно від факту втрати або зіпсуття такого поштового відправлення чи затримки його вручення ПП зобов'язаний сплатити суму податкового зобов'язання, самостійно визначену ним у такій податковій декларації, протягом строків, установлених Податковим кодексом України (далі - ПКУ).
Нагадаємо, податкова декларація подається до органу доходів і зборів за вибором ПП, якщо інше не передбачено ПКУ, в один із таких способів:
- особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
- надсилається поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;
- засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.
Порядок подання податкової звітності до контролюючих органів передбачений ст. 49 ПКУ від 2 грудня 2010 року № 2755-VI, із змінами та доповненнями. Порядок оформлення поштових відправлень із вкладенням матеріалів звітності, розрахункових документів і декларацій затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 року № 799, із змінами та доповненнями.